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Buchhaltung bei gewerblicher Vermietung und Verpachtung

Du besitzt Immobilien, die du mit klarer Gewinnabsicht als Ferienunterkünfte vermietest? Auf lange Sicht soll die Kurzzeitvermietung vom Nebenerwerb zur Haupteinnahmequelle werden? Dann kann es sinnvoll sein, ein Gewerbe anzumelden. Hier erfährst du, was du über die Buchhaltung bei gewerblicher Vermietung wissen musst.

Die Buchhaltung bei gewerblicher Vermietung

Die Vermietung von Ferienunterkünften kann ein lukratives Geschäft sein. Durch Buchungsplattformen wie booking.com oder Airbnb boomt das Business. Wer seine Immobilien privat vermietet, zahlt auf die Einkünfte Einkommensteuer. Außerdem kann es sein, dass es zur Umsatzsteuerpflicht ohne Gewerbe kommt.
Du möchtest immer auf der sicheren Seite sein und nichts riskieren? Deshalb möchtest du als Gastgeber und Vermieter Gewerbe anmelden? Dir sollte bewusst sein, dass deine Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nicht mehr nur in der Einkommensteuererklärung angeben musst. Je nachdem, wie hoch deine Einnahmen aus der Kurzzeitvermietung sind und ob du als Kleinunternehmer gemäß §19 UStG gilts, musst du eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und Gewerbesteuer bezahlen.

Warum du die Buchhaltung bei gewerblicher Vermietung als Chance sehen solltest

Trotz der komplexer werdenden Buchhaltung lohnt sich die Gewerbeanmeldung, denn du kannst…

🗝️ dich nun klar abgrenzen und die Beherbergung von Gästen professionell betreiben.

🗝️ deine Ferienwohnungen jetzt hotelmäßig organisieren.

🗝️ Gäste durch bessere Services und Verpflegung verwöhnen.

🗝️ nun Personal beschäftigen, das im Service, am Empfang oder in der Reinigung arbeitet.

🗝️ Verwaltung und Marketing an externe Dienstleister auslagern.

🗝️ die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung optimieren, indem du die Kurzzeitvermietung wie ein Geschäftsmann angehst.

🗝️ dein Ferienwohnungen- oder Airbnb-Business endlich in Ruhe weiter ausbauen.

🗝️ Ferienunterkünfte in besonders beliebten Ferienregionen zur Kurzzeitvermietung anbieten.

🗝️ die Abläufe durch praktische Tools massiv erleichtern, um deinen Gewinn nachhaltig steigern zu können.

🗝️ einem klaren Fahrplan in der Buchhaltung bei gewerblicher Vermietung folgen.

🗝️ durch Automatisierung in der Ferienwohnungs-Verwaltung und Buchhaltung viel Zeit, Geld und auch Nerven sparen.

Unterschied zwischen privater und gewerblicher Vermietung

Bei Vermietung und Verpachtung handelt es sich um einen steuerrechtlichen Ausnahmefall, für den die Regelungen eher schwammig als konkret sind. So ist es meist Auslegungssache, ob Kurzzeitvermietung im Einzelfall privat oder gewerblich ist. Dennoch gilt es Anhaltspunkte, die ziemlich eindeutig für eine gewerbsmäßige Organisation sprechen:

✔️ Deine Ferienwohnung steht Gästen immer zur Verfügung.

✔️ Du beschäftigst Personal für die Kurzzeitvermietung.

✔️ Deine Mitarbeiter oder du sind immer für Gäste oder Interessenten erreichbar.

✔️ Die Ferienwohnung befindet sich in einer Top-Urlaubsregion.

✔️ Du bietest deine Gästen Services wie Reinigung, Frühstück oder Aktivitäten an.

✔️ Für die Verwaltung der Ferienwohnungen hast du ein Büro oder einen externen Dienstleister.

Welche Rechtsform für die gewerbliche Vermietung?

Wie auch in anderen Branchen solltest du dir vor der Gewerbeanmeldung Gedanken zur Rechtsform machen. Für gewerbliche Vermietung und Verpachtung stehen dir zwei Möglichkeiten offen:

Du kannst eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft anmelden.

Beide Optionen haben spezifische Vor- und Nachteile. Wenn du unsicher bist, welche Rechtsform am besten zu dir passt, solltest du mit deinem Steuerberater darüber sprechen.
Grundsätzlich solltest du dir frühzeitig einen guten Steuerberater suchen, denn: Die Buchhaltung bei gewerblicher Vermietung ist sehr komplex. Gerade in der Kurzzeitvermietung kommt es zu einer hohen Zahl an Buchungen, also Geschäftsvorfällen. Dies gilt insbesondere, wenn du mehrere Ferienwohnungen oder kurzfristig vermietete Immobilien anbieten möchtest.

Dazu kommt die hohe Komplexität und Zeitintensität der Verwaltung.

Mein Tipp:

Wenn du als Gewerbetreibender Ferienwohnungen verwalten musst, solltest du auf maximale Effizenz setzen. Digitalisierung und Automatisierung sind dabei die wichtigsten Stellschrauben.

Diese Steuern kommen in der gewerblichen Vermietung zu tragen

Sobald du Einkünfte durch Vermietung erzielst, musst du diese in der Einkommensteuererklärung angeben und versteuern. Gewerbetreibende müssen jedoch noch weitere Steuerarten im Blick haben:

💡 Beantragst du bei der Gewerbeanmeldung keine Kleinunternehmerregelung oder überschreitest du den Grenzwert, bist du umsatzsteuerpflichtig.

💡 Als Kleinunternehmer nach §19 UStG bist du von der Umsatzsteuer befreit.

💡 Liegen deine Einkünfte über dem gültigen Freibetrag für die Gewerbesteuer, fällt auch diese an.

Auch wenn die Buchhaltung bei gewerblicher Vermietung sehr komplex sein kann, musst du keine Angst davor haben. Du solltest dich und dein Business also nicht absichtlich klein halten, nur um beispielsweise der Umsatzsteuerpflicht zu umgehen.

Lege jetzt den Grundstein für mehr Struktur!

Wertvolle Tipps zum Thema Verwaltung und vorbereitende Buchhaltung

Du kannst oder möchtest deine Verwaltungsaufgaben noch nicht auslagern, bist aber mit deinem bisherigen System unzufrieden? Dann solltest du deine Abläufe immer mehr straffen, um effizienter zu werden.

Auch in diesem Fall kann ich dir helfen! In meinem Newsletter teile ich praktische Tipps mit dir. So kannst du einzelne Abläufe optimieren, um dir selbst die Arbeit zu erleichtern! Klingt das nicht toll?

Was du in der Buchhaltung bei gewerblicher Vermietung beachten musst

Als Gewerbetreibender gelten für dich dieselben Voraussetzungen wie auch für Unternehmer anderer Branchen. Das bedeutet, du bist buchführungspflichtig. Es reicht also nicht mehr aus, deine Einkünfte nur in der Einkommensteuer aufzuführen. Du musst nun eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Gewinnermittlung (Kleingewerbetreibende) oder sogar Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie Bilanz erstellen.
Wenn du mit der Kurzzeitvermietung Geld verdienen möchtest, solltest du stets auf maximale Gewinne bedacht sein. Die ordnungsgemäße, also lückenlose, korrekte und nachvollziehbare Buchhaltung liegt also nicht nur im Interesse des Finanzamts, sondern auch in deinem. Möchtest du deine Zahllast an das Finanzamt so gering wie möglich halten, ist die vollständige Erfassung von Eingangsbelegen die wirkungsvollste Option.

Smarte Tools: Zeit sparen in der Buchhaltung bei gewerblicher Vermietung

Als Expertin für Digitalisierung und vorbereitende Buchhaltung habe ich noch einen anderen Tipp für dich:

Möchtest du Erfolg haben, solltest du so effizient wie möglich sein. Das geht am besten, wenn du smarte Tools für die Buchhaltung bei gewerblicher Vermietung nutzt. Du kannst dir auch viele Backoffice-Aufgaben rund um die Ferienwohnung-Verwaltung mit passender Software erleichtern.

Durch Digitalisierung und Automatisierung kannst du viel Zeit und Geld sparen. Gleichzeitig sorgst du für geschmeidige Abläufe, die sich in zufriedenen Gästen widerspiegeln. Du möchtest auf die digitale Buchhaltung für Ferienwohnungen setzen? Dann interessieren dich sicherlich meine Software-Tipps.
Sabine Zay lehnt am Tisch

Maximale Effizienz in der Kurzzeitvermietung

Deine Gewinnerzielungsabsicht ist langfristig angelegt, weshalb du dein Business immer weiter ausbauen möchtest? Deshalb hast du mehr Interesse an neuen Investitionen und wirkungsvollem Marketing? Um Zeit für dein Kerngeschäft zu haben, solltest du die Schreibtischarbeit maximal reduzieren.
Und das geht auch ohne eigenes Büropersonal: Lagerst du die Ferienwohnung-Buchhaltung aus, hast du die volle Kostenkontrolle. Du alleine entscheidest, ob dein Dienstleister dich punktuell unterstützt oder zu deinem Sparringspartner wird. So kannst du die Zuarbeit deinem Business perfekt anpassen.
Du suchst Unterstützung in der Buchhaltung für gewerbliche Vermietung, beim Verwalten deiner Ferienunterkünfte oder bei der Einrichtung sinnvoller Tools? Als Expertin für digitale Buchhaltung in der Kurzzeitvermietung bin ich deine Ansprechpartnerin. Lass uns gemeinsam ermitteln, wie ich deinem Business den meisten Nutzen bringe.

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