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Buchhaltung bei privater Vermietung und Verpachtung

Du vermietest eine Ferienwohnung oder eine andere Immobilie privat und fragst dich, was du bei der Buchhaltung beachten musst? Hier erfährst du, was du über die Buchhaltung bei privater Vermietung und Verpachtung wissen musst.

Die Buchhaltung bei privater Vermietung

Wer eine Immobilie vermietet, ist nicht automatisch gewerbetreibend. Dennoch ist es auf für private Vermieter wichtig, alle Einnahmen und Ausgaben in einer Buchhaltung zu erfassen. Denn auch, wenn du bei der privaten Vermietung nicht als Gewerbetreibender zählst, ist dein Gewinn steuerbar. Das bedeutet, du musst dem Finanzamt alle Einnahmen und Ausgaben aus der Vermietung offenlegen. Dies geschieht im Rahmen deiner Einkommensteuererklärung und nimmt Einfluss auf deine steuerliche Zahllast.

Außerdem solltest du wissen, dass es bei Vermietung und Verpachtung einen Sonderfall gibt:

Es ist möglich, auch ohne Gewerbe umsatzsteuerpflichtig zu werden!

Was zählt zu privater Vermietung?

Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen privater und gewerblicher Vermietung von Immobilien. Leider gibt es keine hundertprozentig klare Abgrenzung zwischen den beiden Modellen. Du bist dir unsicher, ob du noch als privater Vermieter giltst oder bereits als gewerblicher Vermieter? Dann solltest du Rücksprache mit deinem zuständigen Finanzamt halten.

Grundsätzlich ist es so, dass bei privater Vermietung von Ferienwohnungen die Vermögensverwaltung im Vordergrund steht. Das bedeutet, du bist Eigentümer einer Immobilie und stellst sie Gästen als Ferienwohnung, Airbnb oder Monteurzimmer zur Verfügung. Dabei erzielst du zwar Einnahmen, betreibst die Kurzzeitvermietung aber nicht in Form und Ausmaß eines Betriebes im Gastgewerbe. Diese Umstände sprechen für private Vermietung:

📎 Deine Gäste buchen vor allem telefonisch, persönlich oder per E-Mail.

📎 Neben der Übernachtung bietest du keine weiteren Leistungen an.

📎 Du beschäftigst kein Personal für die Kurzzeitvermietung.

Steuern bei privater Vermietung

Der Fiskus betrachtet dich nicht als gewerblichen Betreiber eines Beherbergungsbetriebs, sondern als jemanden, der sein Eigentum lediglich verwalten möchte. Dabei unterstellt er dir kein fortlaufendes Gewinnbestreben. Dennoch möchte das Finanzamt ein Stück des Kuchens abhaben, sobald (all) deine Einnahmen den jährlichen Grundfreibetrag übersteigen. Für die Ermittlung deiner Zahllast musst du deine Mieteinnahmen in der Einkommensteuererklärung offenlegen.
Auf deine Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung fällt also Einkommensteuer an. Achte darauf, auch alle Ausgaben aufzuführen, die mit der Kurzzeitvermietung in Zusammenhang stehen. Diese kannst du nämlich als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Außerdem kann es passieren, dass du auch als privater Vermieter umsatzsteuerpflichtig wirst.

Was du in der Buchhaltung bei privater Vermietung beachten solltest

Ich habe gute Nachrichten für dich: Bist du kein gewerblicher Gastgeber, musst du meist keine Umsatzsteuer berechnen und an das Finanzamt zahlen. Das bedeutet, du bist auch nicht zwangsläufig umsatzsteuerpflichtig, wie es ein Unternehmer wäre. Das erleichtert die Buchhaltung.
Ohne Umsatzsteuerpflicht reicht es aus, die Anlage V für Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung auszufüllen. Du solltest lückenlos und nachvollziehbar Buch über deine Einkünfte führen, um deine Einkommensteuerzahllast so gering wie möglich zu halten.
Aber Achtung: Auch wenn du kein Gewerbe anmeldest, kannst du zur Buchführung und Umsatzsteuer verpflichtet werden. Dann wird deine Buchhaltung bei privater Vermietung komplexer. In der Regel ist das der Fall, wenn die Einkünfte hoch sind, du eine eindeutige Gewinnabsicht verfolgst und wenn deine Organisation an einen Betrieb erinnert, du jedoch nicht wie ein Kaufmann gemäß HGB agierst.

Lege jetzt den Grundstein für mehr Struktur!

Wertvolle Tipps zum Thema Verwaltung und vorbereitende Buchhaltung

Du kannst oder möchtest deine Verwaltungsaufgaben noch nicht auslagern, bist aber mit deinem bisherigen System unzufrieden? Dann solltest du deine Abläufe immer mehr straffen, um effizienter zu werden.

Auch in diesem Fall kann ich dir helfen! In meinem Newsletter teile ich praktische Tipps mit dir. So kannst du einzelne Abläufe optimieren, um dir selbst die Arbeit zu erleichtern! Klingt das nicht toll?

So wird die Buchhaltung bei privater Vermietung besonders einfach

➰ Verwende praktische Tools, um mit der Kurzzeitvermietung so wenig Schreibtischarbeit wie möglich zu haben.

➰ Setze auf Automatisierung, um alle Belege zusammenzutragen, so dass du bei der Steuererklärung nichts vergisst.

➰ Durch ein hohes Maß an Digitalisierung kannst du dein unbewegliches Vermögen besonders effizient verwalten.

➰ Sorgfalt sollte Priorität haben, damit du bei der privaten Vermietung Steuern sparen kannst.

➰ Kenne deine Rechte und Pflichten, um immer auf der sicheren Seite zu bleiben.

➰ Du möchtest als Gastgeber Gewerbe anmelden? Dann schaffe schon jetzt die Voraussetzungen für einen optimalen Ablauf in der Buchhaltung.

Die nächsten Schritte

Wenn du bereits eine Immobilie vermietest und ihr volles Potenzial ausnutzen willst, solltest du klare Ziele vor Augen haben:
Du möchtest so wenig Aufwand wie möglich mit der Vermögensverwaltung haben?
In dem Fall kannst du die Buchhaltung bei privater Vermietung auslagern. In einem kostenlosen Gespräch erkläre ich dir gerne, welche Vorteile das für dich hat und wie so eine Zusammenarbeit aussehen kann.
Du willst dein Mietobjekt selbst verwalten, aber dabei so viel Zeit, Geld und Nerven wie möglich sparen?
Smarte Software für Digitalisierung und Automatisierung in der Kurzzeitvermietung erleichtern die die Abläufe. So reduzieren sie deinen Arbeitsaufwand und helfen dir, das Beste aus der Vermietung herausholen zu können.
Du bist auf den Geschmack gekommen, möchtest deine Ferienwohnung gewerblich vermieten oder noch mehr Immobilien anbieten?
Als Expertin für Ferienwohnung-Buchhaltung und Digitalisierung habe ich alles Wichtige zur gewerblichen Vermietung zusammengefasst. So weißt du, worauf du achten musst und wie du die Abläufe hinter den Kulissen optimieren kannst.

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