Als Kurzzeitvermieter hast du sicherlich mitbekommen, dass Buchungsportale nun über ein Meldesystem Daten an den Fiskus übermitteln müssen. Hintergrund dieser Neuerung ist es, dass viele Kurzzeitvermieter Steuern hinterzogen haben. Durch das Meldesystem möchte man dieses Risiko reduzieren. Leider hat diese Entwicklung dazu geführt, dass Finanzämter beim Kurzzeitvermietern aktuell besonders genau hinschauen, zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung. Auch dir kann das Finanzamt einen Besuch abstatten. Wenn du möglichst gut auf die Steuerprüfung vorbereitet sein möchtest, solltest du jetzt weiterlesen.
Betriebsprüfung bei Kurzzeitvermietung: Wieso, weshalb, warum?
Die Betriebsprüfung ist eine Möglichkeit des Fiskus, einzelne Unternehmen unter die Lupe zu nehmen. Dabei steht natürlich die Erfüllung der steuerlichen Pflichten im Vordergrund. Wenn du mit deiner Ferienwohnung Geld verdienen möchtest, sollte dir bewusst sein, dass solch eine Prüfung auch bei dir möglich ist. In den nächsten Abschnitten erkläre ich dir, wann und warum es zu einer Betriebsprüfung kommen kann, was sich die Prüfer ansehen und wie du dich optimal darauf vorbereiten kannst.
Kurzzeitvermietung: Betriebsprüfung – warum?
Jedes Finanzamt arbeitet mit Prüfern zusammen. Diese Prüfer üben eine Kontrollfunktion aus. Dabei ist es ihr Ziel, sicherzustellen, dass deine steuerlichen Angaben der Wahrheit entsprechen. Grundsätzlich kann das Finanzamt Steuerprüfungen stichprobenartig durchführen.
Oft liegen aber konkrete Gründe für eine Überprüfung vor, zum Beispiel:
- Unregelmäßigkeiten in der Steuererklärung (starke Gewinnschwankungen, Ausbleiben von Gewinnen über lange Zeiträume hinweg, …)
- Verdacht auf Schwarzarbeit
- Verschwiegene Einkünfte
- Häufige Säumnis (Zahlungen, Abgabefristen) und ähnliches
In solch einem Fall findet eine Betriebsuntersuchung statt, wenn das Finanzamt den Verdacht der Steuerhinterziehung hegt und diesem nachgehen möchte. In den letzten Jahren haben schwarze Schafe in der Kurzzeitvermietung dafür gesorgt, dass die Branche ein wenig in Verruf geraten ist. Es wäre hart, zu behaupten, dass Finanzämter Kurzzeitvermieter „im Visier haben“. Sie haben die Branche aber auf jeden Fall stärker auf dem Schirm als früher. Darum kommt es auch bei Kleinbetrieben meist häufiger zu Prüfungen als in anderen Branchen.
Wann kommt es zu einer Betriebsprüfung für Vermieter und welcher Zeitraum wird bei der Betriebsprüfung überprüft?
Finanzämter führen fortlaufend Betriebsprüfungen durch. Ob und wann dir eine steuerliche Prüfung ins Haus steht, ist ungewiss. Daher ist es umso wichtiger, jederzeit vorbereitet zu sein.
Doch welcher Zeitraum wird in der Betriebsprüfung angeschaut? Standardisierte Prüfungen befassen sich in der Regel mit den letzten drei bis vier Geschäftsjahren. Dabei beginnt die Frist immer erst nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem du die Steuererklärung für das betreffende Jahr eingereicht hast.
Angenommen, das Finanzamt meldet im September 2024 einen Hausbesuch bei dir an. Dann ist deine Steuererklärung für 2022 die aktuellste, die deine Prüfer berücksichtigen können. Eine Untersuchung würde demnach die Steuerjahre 2022, 2021, 2020 und eventuell 2019 betreffen.
Weitere Fakten zur Betriebsprüfung:
- Das Finanzamt muss seinen Besuch vorher anmelden.
- Die Häufigkeit von Betriebsprüfungen hängt von zwei Faktoren ab: Unternehmensgröße und Branche.
- Der Prüfungsintervall bei Kleinbetrieben beträgt meist 6-10 Jahre, bei mittelständischen Unternehmen sind es 4-6 Jahre.
- Bei Freelancern können bis zu 15 Jahre zwischen den Prüfungen liegen.
- Im Verdachtsfall können die Intervalle variieren.
Als Kurzzeitvermieter gehörst du wahrscheinlich zu den Kleinbetrieben oder zu den mittelständischen Unternehmen. Aufgrund deiner Branche kann es aber sein, dass die Prüfungsintervalle enger geschnürt sind.
Du hast kein Gewerbe angemeldet? Achtung! Denn auch in diesem Fall kann das Finanzamt eine Prüfung durchführen. Und zwar um festzustellen, ob du die steuerlichen Voraussetzungen für Vermietung und Verpachtung als Privatperson erfüllst. Wenn du dahingehend unsicher bist, solltest du unbedingt einen Blick in diesen Artikel werfen: VuV oder Gewerbe: Was Vermieter wissen sollten.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
Im ersten Schritt kündigt das Finanzamt den Termin an. Dabei teilt es dir mit, welche Geschäftsjahre und Unterlagen es überprüfen möchte.
Am Termin der Betriebsprüfung sichten die Prüfer vor Ort im Finanzamt deine steuerlichen Unterlagen und klären offene Fragen mit dir. Auf Basis dieser Punkte erstellen die Mitarbeiter des Finanzamts einen Prüfungsbericht. Dieser beinhaltet eine Einschätzung deiner Buchführung und fasst steuerliche Konsequenzen zusammen.
Ist bei der Prüfung alles gut verlaufen, kannst du den Bericht abheften. Haben sich Auffälligkeiten ergeben, liegt es in deiner Verantwortung, die Konsequenzen zu tragen. Dabei schützt übrigens auch Unwissenheit nicht vor Strafe…
Dennoch kannst du etwas Positives aus dieser Erfahrung ziehen: Du weißt jetzt, wie wichtig eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist.
Was sehen sich die Betriebsprüfer an?
Bei der Betriebsprüfung sind all deine steuerlichen Unterlagen aus dem Betrachtungszeitraum relevant. Das bedeutet, du musst deine gesamte Finanzbuchhaltung offenlegen können. Für optimale Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit benötigt das Finanzamt eine Reihe von Informationen. Du solltest diese Unterlagen für die Betriebsprüfung vorbereiten:
- Liste mit allen Buchungen in digitaler Form
- Übersicht über Stornierungen, Buchungsänderungen und Aufenthaltsabbrüche
- Betriebsausgaben, gegebenenfalls Löhne und Gehälter
- Kontoauszüge aller mit dem Betrieb in Zusammenhang stehenden Girokonten
- Monats- und Jahresabschlüsse
- alle weiteren Unterlagen, die direkt oder indirekt mit deinen steuerlichen Pflichten aus der Kurzzeitvermietung zusammenhängen
Deine Steuererklärungen liegen dem Finanzamt natürlich bereits vor. Auch sie sind Bestandteil der Prüfung.
So können sich Vermieter auf die Betriebsprüfung vorbereiten
Gehörst du zu den Menschen, die 30 Minuten bevor Besuch kommt, hektisch aufräumen und die Haustüre am liebsten gar nicht erst öffnen würden?
Oder gehörst du zu denen, die auch unangemeldetem Besuch jederzeit die Haustüre öffnen, weil sie alles in bester Ordnung wissen?
Auch in Hinblick auf die Steuerprüfung gibt es zwei Arten von Menschen:
- Diejenigen, die wissen, dass ihre Buchhaltung ordnungsgemäß ist.
- Und diejenigen, die Angst bekommen, dass die Prüfer auf ihrer Suche nach Fehlern fündig werden.
In manchen Fällen mag dieser Angst ein konkreter Grund – zum Beispiel bewusste Steuerhinterziehung – zugrunde liegen. Häufig fußt die Angst vor der Betriebsprüfung aber einfach auf den 3 U´s: Unwissenheit, Unklarheit und Unsicherheit.
- Habe ich alles richtig gemacht?
- Passt meine Buchhaltung?
- Was, wenn sich Fehler in die Buchhaltung eingeschlichen haben?
- War da nicht mal eine Stornierung, die ich nicht richtig verbuchen konnte?
- Ist es ein Problem, dass ich mit meinem Business Handy manchmal privat telefoniere?
- Ob es wohl in Ordnung war, dem Gast einen Supersonderpreis zu machen, der die Ferienwohnung 2 Monate mieten wollte?
- Wo habe ich nochmal meine Buchungslisten abgeheftet? Habe ich die damals überhaupt ausgedruckt…?
Ohne Angst in die Betriebsprüfung
Auch dir schwirren beim Gedanken an eine Prüfung solche Fragen durch den Kopf? Das ist ein mögliches Anzeichen dafür, dass deine Buchhaltung nicht astrein ist. Um mit klarem Kopf an die Betriebsprüfung heranzugehen, solltest du diese Tipps umsetzen:
- Berücksichtige alle relevanten Aufbewahrungspflichten
- Archiviere alle Belege sicher und wiederauffindbar auf.
- Bewahre auch andere mit der Kurzzeitvermietung in Zusammenhang stehenden Unterlagen entsprechend auf.
- Stelle sicher, dass deine Buchhaltung lückenlos und ordnungsgemäß ist.
Besonders gut kannst du diese Tipps umsetzen, wenn du digitale Lösungen für die Buchhaltung wählst. Eine Buchführungssoftware wie lexoffice oder Agenda sorgt für optimalen Überblick.
Das Beste: Durch Automatisierung kannst du deine Buchhaltung vereinfachen, Fehlerquellen reduzieren und wichtige Backoffice-Bereiche in die Buchführung integrieren. Außerdem können Buchhaltungsprogramme Listen erstellen, die du bequem exportieren und den Prüfern vorlegen kannst. Zum Beispiel Buchungslisten, Verbindlichkeiten, Forderungen, Kontoumsätze oder ähnliches. Dadurch musst du keine Daten aufbereiten, sondern hast alles auf Knopfdruck zur Hand.
Das richtige Mindset für Vermieter vor der Betriebsprüfung
Du hast alles nach bestem Wissen und Gewissen korrekt erledigt? Deine Bücher sind vollständig, nachvollziehbar und korrekt? Dennoch bist du aufgeregt?
Keine Sorge, das ist ganz normal. Vor allem, wenn deine erste Betriebsprüfung ins Haus steht. Behalte am besten im Hinterkopf, dass deine Prüfer nichts anderes tun als du: Sie gehen ihrem Job nach. Dabei ist es nicht ihre Aufgabe, dich zu schikanieren oder dir „eins reinzuwürgen“ – im Gegenteil. Sie möchten Unklarheiten beseitigen.
Geh also möglichst entspannt in die Prüfung und nimm keine Verteidigungshaltung ein. Stattdessen solltest du eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit fördern. Dies beschleunigt die Prüfung und entspannt die Situation.
Schluss mit der Angst vor Betriebsprüfung für Vermieter
Schwarze Schafe in deiner Branche haben dafür gesorgt, dass man die Kurzzeitvermietung nicht mehr als zu vernachlässigendes Gewerbe ansieht. Das muss für dich aber nicht zum Problem werden.
Digitale Buchhaltung hilft dir dabei, den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden. Das sind die Vorteile digitaler Buchhaltung in der Kurzzeitvermietung:
- Lückenlose und revisionssichere Verwaltung aller Unterlagen – jederzeit prüfungsbereit
- Vereinfachung der fortlaufenden Buchhaltung durch Automatisierung und Nutzerfreundlichkeit
- Reduzierung der Fehleranfälligkeit im Vergleich zu manuellen Abläufen
- Kosten- und Zeitersparnis
- Ruhiges Gewissen und weniger Mental Load
Vermieter: Keine Angst vor der Betriebsprüfung – ich helfe dir
Ich gebe zu, dass die Ferienwohnung Buchhaltung komplex sein kann. Anzahlungen, Stornierungen, Multichannel-Vermietung, dynamische Preise… all diese Dinge können die Abläufe erschweren. Fehlt dir das Knowhow, buchst du ins Blaue hinein. Genau das solltest du für eine ordnungsgemäße Buchhaltung aber unbedingt vermeiden!
Gerne helfe ich dir, wenn du deine Ferienwohnung Buchhaltung digitalisieren, praktische Tools für die Kurzzeitvermietung über Schnittstellen verbinden oder deine gesamte Buchführung auslagern möchtest.
Sende mir jetzt eine Terminanfrage, um mit mir in Kontakt zu kommen. Gemeinsam machen wir deine Buchhaltung fit für die Betriebsprüfung!
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
