Du bist Eigentümer einer Immobilie, die du als Ferienhaus oder Ferienwohnung vermieten möchtest? Dann solltest du dir nicht nur über die richtige Vermarktung der Ferienwohnung und die Preisberechnung Gedanken machen, sondern auch um die Buchhaltung. Diese kann in der Kurzzeitvermietung komplex sein. Als Expertin für Ferienwohnung Buchhaltung betreue ich Kunden, die mit Ferienwohnungen Geld verdienen. Darum kenne ich die typischen Probleme, Fragen und Sorgen. In diesem Artikel möchte ich dir erklären, was du bei abgabenfreie Auslagenerstattung in der Kurzzeitvermietung ist und was du bei der Berechnung von Kurtaxe, Übernachtungspauschale & Co beachten musst.
Darum sollte dir abgabenfreie Auslagenerstattung in der Kurzzeitvermietung ein Begriff sein
Zunächst zur Begriffsklärung: Abgabenfreie Auslagenerstattung ist ein steuerrechtlicher Begriff, der Aufschluss darüber gibt, um welche Art von Aufwendungen es sich handelt und wie du diese versteuern musst.
Abgabenfrei bedeutet, dass auf die jeweilige Position in der Rechnung keine Mehrwertsteuer anfällt. Der Steuerschlüssel ist bei abgabenfreier Auslagenerstattung 0%. Das bedeutet, du stellst keine Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) in Rechnung und musst für die betreffende Position auch keine an das Finanzamt abführen.
Auslagenerstattung heißt, dass es sich bei der Rechnungsposition nicht um eine Leistung deinerseits handelt. Stattdessen stellst du einen Betrag in Rechnung, den du vom Gast einforderst, um ihn an den tatsächlichen Empfänger weiterzuleiten.
Was diese steuerrechtlichen Erklärungen mit der Kurzzeitvermietung zu tun haben? Als Vermieter einer Ferienimmobilie musst du – abhängig vom Standort der Immobilie – für Gäste Tourismussteuern an deine Kommune abführen.
Beispiele für abgabenfreie Auslagenerstattung in der Kurzzeitvermietung
Es gibt Städte und Gemeinden, die eine Art „Entschädigung“ von Touristen verlangen. Auf diese Weise sollen sich Gäste finanziell am Erhalt der touristischen Infrastruktur oder kultureller Einrichtungen beteiligen. Wenn du eine Ferienwohnung vermieten möchtest, solltest du wissen, ob du zum Abführen folgender Arten der Gästesteuer verpflichtet bist und wie du diese in Rechnung stellen musst:
Bekannteste abgabenfreie Auslagenerstattung in der Kurzzeitvermietung: die Kurtaxe
Die Kurtaxe ist eine sehr alte Steuer, die vielerorts bereits seit dem frühen 16. Jahrhundert zu entrichten ist. Man nennt die Tourismus- und Fremdenverkehrssteuer auch Ortstaxe. Als Gemeindesteuer ist es die zuständige Stadt oder Kommune, die festlegt, ob und in welcher Höhe sie zu erheben ist.
Entgegen der landläufigen Meinung, dass die Kurtaxe nur in anerkannten Kurorten oder Nationalparks fällig wird, ist die Erhebung jeder Gemeinde vorbehalten. Informiere dich also unbedingt, ob auch du Kurtaxe für Touristen in der Ferienimmobilie abführen musst.
Ist das der Fall, musst du die Kurtaxe in Rechnung stellen und den Betrag an die Gemeinde abführen. Bei der Kurtaxe handelt es sich um einen Fixbetrag pro Person pro Nacht. Du musst sie lediglich bei erwachsenen Personen berechnen, die ortsfremd sind, also keine anderweitigen Abgaben an deine Gemeinde leisten.
Da es sich bei der Tourismus- und Fremdenverkehrsabgabe um eine Steuer handelt, fällt auch diese Rechnungsposition keine Mehrwertsteuer an. Du musst also mit einem 0%-Steuerschlüssel arbeiten.
Die Bettensteuer
Neben der Kurtaxe gibt es eine weitere Fremdenverkehrssteuer, die du je nach Standort für deine Gäste abführen musst: Die Bettensteuer, auch Übernachtungssteuer, Beherbergungssteuer oder -abgabe, City Tax oder Freizeitinfrastruktur-Nutzungssteuer genannt.
Auch sie ist eine Gemeindesteuer und fällt daher nicht überall an. Es ist sinnvoll, sich darüber zu informieren, bevor man eine Ferienimmobilie vermietet. Die City Tax beträgt in der Regel 5% des reinen Übernachtungspreises – also exklusive Frühstück, Endreinigung oder sonstigen Leistungen.
Diese Abgabe ist ein bisschen umstritten. Steuern haben in der Regel einen klar definierten Verwendungszweck und müssen dann auch für diesen genutzt werden. Die Bettensteuer war zunächst als Kultursteuer geplant, doch Gemeinden haben freie Hand über die Verwendung der durch sie generierten Mittel. Nichtsdestotrotz ist sie steuerrechtlich ebenso zu behandeln wie die Kurtaxe: Sie ist nicht steuerbar und verlangt deshalb nach einem 0% Steuerschlüssel.
Achtung: Bis vor kurzem war es Standard, die Bettensteuer nur bei Privatreisenden abzurechnen. Inzwischen betrifft sie vielerorts aber nicht mehr nur private Übernachtungen, sondern auch Dienstreisen. Monteurwohnungen dagegen sind in der Regel von der sogenannten Kulturförderabgabe ausgenommen, da Arbeiter anderweitig zur Entwicklung der gastgebenden Gemeinde beitragen. Stelle im Zweifel also unbedingt sicher, unter welchen Voraussetzungen du die City Tax für deine Gäste abführen musst.
Abgabenfreie Auslagenerstattung in der Kurzzeitvermietung und was du bei der Rechnungsstellung beachten musst
Als Kurzzeitvermieter hast du zwei Möglichkeiten, Bettenpauschale oder Kurtaxe von deinen Gästen „einzutreiben“. Grundsätzlich werden die Fremdenverkehrsabgaben erst mit dem Aufenthalt fällig. Das heißt, du kannst sie nicht im Vorhinein abrechnen.
Du hast also diese beiden Optionen:
1. Dein Gast hat bereits für die Übernachtung gezahlt und eine Rechnung für seinen Aufenthalt erhalten:
In diesem Fall kannst du die Abgaben berechnen, wenn deine Gäste einchecken. Dazu stellst du ihnen eine separate Rechnung über die jeweiligen Positionen (Kurtaxe und/oder Bettenpauschale – je nachdem, was in deiner Gemeinde gilt).
Beachte hierbei, dass du den Umsatzsteuerschlüssel auf 0% setzen musst. Verwendest du einen falschen Steuerschlüssel, ist deine Rechnung leider nicht korrekt.
2. Dein Gast bezahlt erst beim Checkout für seinen Aufenthalt:
In diesem Fall ist der Sachverhalt etwas komplexer, sofern du alle Kosten auf einem einzigen Beleg abrechnen möchtest. Selbstverständlich kannst du Tourismusabgaben auch auf der Gesamtrechnung aufführen, musst dann aber splitten. Dabei ist es umso wichtiger, jede Position sorgfältig auf ihren Steuersatz zu überprüfen. Eine kleine Übersicht dazu findest du im nächsten Abschnitt dieses Artikels.
Außerdem hast du die Möglichkeit, trotzdem zwei Rechnungen auszustellen – eine für deine Leistungen, eine zweite Rechnung für Tourismusabgaben.
Sonderfall No-Show: Bei frühzeitiger Stornierung eines Aufenthalts fallen keine Fremdenverkehrsabgaben an. Versäumen Gäste jedoch, ihre Übernachtung zu stornieren, musst du die Steuern dennoch berechnen und an die Kommune abführen. Schließlich hätten die Gäste durchaus von der Infrastruktur und Kultur profitieren können.
Diese Steuersätze gelten für abgabefreie Auslagenerstattung in der Kurzzeitvermietung und für deine Leistungen
Was Steuersätze betrifft, ist wohl keine andere Branche so vielseitig wie die Kurzzeitvermietung. Als Inhaber einer Ferienwohnung musst du regelmäßig mit zwei oder sogar drei Steuersätzen jonglieren. Um Ärger zu vermeiden, solltest du ganz genau wissen, welchen Steuersatz du für welche Leistung oder Rechnungsposition verwenden musst.
- 0% für abgabefreie Auslagenerstattung wie Kurtaxe oder Bettenpauschale
- 7% für Übernachtungen, Endreinigung und Aufpreise für Wäsche
- 19% für Speisen und Getränke
So kannst du den Überblick behalten und in der Kurzzeitvermietung ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen
Viele Eigentümer von Ferienwohnungen oder Airbnbs romantisieren das Konzept der Kurzzeitvermietung ein bisschen: Wohnung herrichten, vermarkten und gutes Geld damit verdienen.
Das bittere Erwachen folgt, wenn die ersten Beschwerden von Gästen oder vom Finanzamt eingehen. Dafür sind oft fehlerhafte Steuerschlüssel oder falsch ausgestellte Rechnungen verantwortlich.
Das möchtest du vermeiden? Gute Entscheidung. Verwendest du eine gute Software für die Buchhaltung, kannst du alle relevanten Leistungen mit dem entsprechenden Steuerschlüssel hinterlegen. Möchtest du dann die Rechnung erstellen, stimmen die Steuersätze auch auf gesplitteten Rechnungen.
Mein Tipp: Möchtest du die Buchhaltung selber machen, verwendest du am besten lexoffice für die Ferienwohnung-Buchhaltung und hinterlegst alle relevanten Leistungen in der lexoffice-Produktverwaltung. So kannst du Rechnungen automatisch erstellen und auf Wunsch sogar automatisiert versenden. Folge dem hinterlegten Link, um zu erfahren, wie du Dienstleistungen und Produkte in lexoffice hinterlegen kannst.
Du möchtest lieber auf Nummer Sicher gehen?
Als gewerblicher Kurzzeitvermieter hast du vielleicht den Anspruch an dich, alles selber machen zu müssen. Komplexe Aufgaben, die viel Zeit kosten und bei Fehlern Konsequenzen nach sich ziehen, halten dich aber von deinem Kerngeschäft ab.
Du möchtest dich lieber auf dein Ferienwohnung Marketing konzentrieren? Dann kannst du die Ferienwohnung-Buchhaltung auslagern. Gemeinsam mit meinem Expertenteam kümmere ich mich nicht nur um die Rechnungsstellung, sondern optimiere auch gerne weitere Prozesse im Backoffice für dich. So kannst du dauerhaft Zeit, Kosten und Nerven sparen. Praktische Tools sorgen dann für maximale Automatisierung und holen das Beste aus deiner Ferienwohnung heraus.
Hast du noch Fragen rund um die abgabefreie Auslagenerstellung in der Kurzzeitvermietung oder eine mögliche Zusammenarbeit mit mir? Dann sichere dir gleich deinen Termin zur kostenlosen Erstberatung. Dabei können wir uns ein bisschen kennenlernen und ermitteln, ob sich unsere Zusammenarbeit für dich lohnen würde.
Kostenloses Erstgespräch für Kurzzeitvermieter.
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
