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Kurzzeitvermietung: Stornorechnung erstellen

Stornorechnung erstellen

Die Kurzzeitvermietung kann ein sehr angenehmes Business sein – zumindest, wenn alles nach Plan läuft. Kommt es zu Stornierungen, No-Shows oder Schäden in der Ferienwohnung, ist das ärgerlich. Vor allem der buchhalterische Rattenschwanz macht diese Sonderfälle in der Kurzzeitvermietung so komplex. In diesem Artikel erkläre ich dir, wie du vorgehen kannst, wenn es zu Stornierungen kommt, wie du eine Stornorechnung erstellen kannst und was du bei der Umsatzsteuer beachten musst.

Stornorechnung erstellen – grundlegende Fakten

Stornorechnungen kommen in der Reiseindustrie vergleichsweise häufig zur Anwendung. Und zwar immer dann, wenn ein Gast seinen Aufenthalt in der Ferienwohnung stornieren möchte. Das Gesetz räumt Kurzzeitvermietern in diesem Fall ein, finanziellen Ausfall durch die Stornierung einzufordern. Dabei solltest du jedoch beachten, dass du deinen Gästen nach der Buchung eine angemessene Rücktrittsfrist einräumen musst.

Kommt es zum ungeplanten Mietausfall, führt das auf deiner Seite zu finanziellen Einbußen. Dabei gilt: Je näher der geplante Aufenthalt bevorsteht, desto geringer sind deine Chancen, die Ferienwohnung vermieten zu können, indem du neue Gäste findest. Deshalb sieht der Gesetzgeber eine Staffelung vor, die sich nach Reisepreis und Zeitpunkt der Stornierung richtet:

  • 8%: 28-22 Tage vorher
  • 25%: 21-15 Tage vorher
  • 40%: 14-8 Tage vorher
  • 50% – 100% kurz vor dem geplanten Aufenthalt

Bei diesen sogenannten Stornierungsgebühren handelt es sich um eine Entschädigung, die dir als Vermieter zusteht. Kommt es zu einer Stornierung und damit zu Stornierungsgebühren, musst du zunächst eine Stornorechnung erstellen.

Weiter unten im Artikel erkläre ich dir, was du bezüglich Umsatzsteuer bei No-Show oder klassischer Stornierung beachten musst.

Stornorechnung erstellen – so gehst du vor

In meinem Buchhaltungsservice für Vermieter stelle ich immer wieder fest, dass Stornorechnungen nicht ordnungsgemäß ausgestellt werden. Deshalb möchte ich dir einen Leitfaden mit auf den Weg geben.

Warum eine Stornorechnung erstellen?

Um ihre Liquidität zu sichern, rechnen viele Kurzzeitvermieter den Buchungsbetrag kurz nach der Buchung ab. Hast du bereits eine Rechnung für den geplanten Aufenthalt ausgestellt, wenn Gäste stornieren, musst du diese Rechnung korrigieren.

Die sogenannte Korrekturrechnung ist im Grunde nichts anderes als eine Spiegelung der ursprünglichen Rechnung. Sie enthält dieselben Angaben, muss aber klar als Korrektur- oder Stornorechnung gekennzeichnet werden. Außerdem ist eine neue Rechnungsnummer zu vergeben.

Weise den ursprünglichen Nettobetrag sowie den Bruttobetrag als negative Summen aus, so dass am Ende ein Minus-Betrag steht. Auch die Umsatzsteuer musst du in der Korrekturrechnung ausweisen. Gib außerdem Nummer und Ausstellungsdatum der Ursprungsrechnung an.

Denk daran, dass du alle ausgestellten Belege verbuchen musst. Auch wenn diese deinem Empfinden nach durch die Stornierung hinfällig sind, musst du sie also in der Buchhaltung erfassen. Durch den Leistungs- und Zahlungsausfall steht deiner ursprünglichen Rechnung nun aber keine Zahlung gegenüber. Oder aber dein Gast hat den Rechnungsbetrag bereits beglichen und du musst das Geld zurücküberweisen. Dann dient die Korrektur- oder Stornorechnung als Beleg für die Rückzahlung.

Durch das Ausstellen der Stornorechnung kannst du deine Buchhaltung nach einer Stornierung wieder ins Reine bringen.

Korrekturrechnung mit Umsatzsteuer erstellen

Da sich die Korrekturrechnung auf eine Ursprungsrechnung bezieht, musst du nicht nur den gesamten Bruttobetrag annullieren. Das bedeutet, die Korrekturrechnung ist steuerbar und muss die Umsatzsteuer beinhalten. So kannst du die Ursprungsrechnung unwirksam machen, wenn kein Leistungsaustausch zustande gekommen ist.

So kannst du eine ordnungsgemäße Stornorechnung erstellen

Rechnungskorrekturen durch Stornierungen können ganz schön komplex sein. In deinem Alltag als Kurzzeitvermieter stellen sie außerdem einen zusätzlichen Zeitaufwand dar.

Mein Tipp: Verwendest du das Buchhaltungsprogramm lexoffice kannst du Stornorechnungen in kürzester Zeit erstellen.

Storno in lexoffice, wenn dein Gast noch nicht bezahlt hat

Möchtest du eine Rechnung in lexoffice stornieren, gehst du so vor:

  1. Wähle im Menü „Belege – Ausgangsbelege – Rechnungen“ aus.
  2. Suche die entsprechende Ausgangsrechnung heraus und öffne sie.
  3. Klicke dann auf die 3 Punkte (weitere Aktionen).
  4. Daraufhin öffnet sich eine Auswahl, in der du auf „Stornieren“ drückst.

Durch diesen Vorgang erstellst du keine Korrekturrechnung. lexoffice generiert dir dadurch lediglich einen Storno-Beleg, der die Ursprungsrechnung korrigiert. Liegt bereits ein entsprechender Zahlungseingang vor, musst du einen anderen Weg wählen:

Storno in lexoffice, wenn dein Gast bereits bezahlt hat 

Dein Gast hat den Rechnungsbetrag vor der Stornierung bereits überwiesen? Dann reicht ein einfacher Stornierungsbeleg nicht aus! In diesem Fall musst du so vorgehen, um eine Stornorechnung in lexoffice zu erstellen:

  1. Öffne im Menü „Belege – Ausgangsbelege – Rechnungen“.
  2. Klicke dann auf die entsprechende Ursprungsrechnung.
  3. Aktiviere die 3 Punkte rechts oben, um weitere Aktionen zu öffnen.
  4. Statt auf „Stornieren“ klickst du nun auf „Weiterführen zur Rechnungskorrektur“.

Durch diese Korrekturrechnung kannst du den gesamten Rechnungsbetrag oder nur Teile davon annullieren. Denk daran, die Stornorechnung an den entsprechenden Gast zu senden. Am besten nutzt du dazu den automatischen Rechnungsversand in lexoffice.

Benötigst du Hilfe beim Erstellen von Rechnungskorrekturen? Wenn du deine Buchhaltung an uns auslagerst, übernehmen wir die Abwicklung der laufenden Buchführung für dich – auch, wenn komplexe Stornierungen ins Haus stehen. So kannst du dich auf die Ferienwohnung Vermietung konzentrieren und deinen Erfolg steigern. Klicke auf diesen Link, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren.

Stornorechnung erstellen & Ansprüche geltend machen

Durch die Stornierung einer Unterkunftsbuchung bringt dich dein Gast in Bredouille. Denn nun musst du versuchen, die Ferienwohnung für den betreffenden Zeitraum neu zu vermieten, um Leerstand und Zahlungsausfall zu reduzieren.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass du dich um Ersatz bemühen musst. Darum kannst du in der Regel nicht den gesamten Buchungspreis als Entschädigung einfordern, sondern lediglich einen Anteil davon.

Die ursprünglichen Kosten reduzieren sich um:

  1. Eingesparte Aufwendungen (Nebenkosten wie Strom, Wasser, Bettwäsche, Reinigung, …)
  2. Anderweitige Mieteinnahmen für betreffenden Zeitraum 

Möchtest du wissen, wie du deine Mieteinnahmen durch Kurzzeitvermietung maximal steigern kannst? Mit dem richtigen Preis kannst du Leerstände vermeiden um immer das Optimum aus der Nachfrage herausholen. Erfahre, wie du bei der Preiskalkulation für die Ferienwohnung vorgehen solltest.

Die bestehenden Restkosten kannst du nun als „Stornokosten“ in einer neuen Rechnung vom stornierenden Gast einfordern. Das Problem: Es gibt hierbei zwei mögliche Szenarien, die es zu unterscheiden gilt, bevor du die neue Rechnung ausstellst.

Echter Schadensersatz vs. Erfüllungsanspruch

Es stellt sich die Frage: Wann fällt Umsatzsteuer an? Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, solltest du diesen Unterschied kennen:

Rechnung nach Erfüllungsanspruch

Beim Erfüllungsanspruch gemäß BGB kann der Gast seinen Aufenthalt nicht im eigentlichen Sinne stornieren. Er muss daher seine Vertragspflichten (Zahlung) erfüllen. Bei dieser Art der „Stornierungskosten“ gibt es keine Staffelung. Dennoch gibt es anerkannte Pauschalen zur Kostengestaltung.

Um die Rechnungssumme zu ermitteln musst du vom ursprünglichen Mietpreis Einnahmen aus anderweitiger Vermietung sowie Einsparungen (Nebenkosten) abziehen. Für Einsparungen gilt folgende Pauschale für die Übernachtung in einer Ferienwohnung: minus 10 – 20%

Die Stornierungspauschale von 80-90% (minus anderweitige Einnahmen) gilt unabhängig vom Zeitpunkt des Rücktritts. Fällig wird sie jedoch erst am ursprünglich geplanten Anreisetag.

Beachte, dass du Rechnungen nach Erfüllungsanspruch mit Umsatzsteuer ausstellen musst!

Rechnung mit Schadensersatzforderung

Eine Schadensersatzforderung liegt vor, wenn es trotz eines verbindlichen Beherbergungsvertrags nicht zur Leistung kommt. Dieser Fall tritt ein, wenn eine Stornierung zwar möglich wäre, aber mit Stornierungsgebühren verbunden ist.

Ebenfalls kann es zum echten Schadensersatz kommen, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

  • No-Show: Dein Gast taucht trotz verbindlicher Buchung nicht auf.
  • Sachbeschädigung im Mietobjekt: Ein Gast beschädigt die Mietsache oder Gegenstände darin (egal, ob willentlich, wissentlich oder unbeabsichtigt).
  • Vergessenes: Gäste hinterlassen Gegenstände im Mietobjekt, die du ihnen zusenden sollst oder für deren Beseitigung und Entsorgung du nun zuständig bist. 
  • „Falsche Zusage“: Ein Interessent erteilt dir eine vermeintlich verbindliche Zusage, wegen der du anderen Interessenten absagst, entscheidet sich dann aber für eine andere Unterkunft.
  • Fehlverhalten: Ein Mieter verhält sich anderen gegenüber störend oder beleidigend, weshalb du ihn der Unterkunft verweisen musst, wodurch es zu einem ungeplanten Mietausfall und finanziellem Schaden kommt.

Da beim echten Schadensersatz kein Leistungsaustausch stattfindet, ist er nicht steuerbar. Somit musst du auf echte Schadensersatzleistungen keine Umsatzsteuer berechnen und entrichten.

Kommt es zum Schadensersatz durch Vergessenes oder durch Beschädigung in der Ferienwohnung, musst du keine Stornorechnung erstellen. Im Falle falscher Zusage, einer Stornierung, einer frühzeitigen Abreise oder eines Fehlverhaltens ist eine Rechnungskorrektur zusätzlich zur Schadensersatzforderung notwendig. Ausschlaggebend ist, ob lediglich ein Schaden oder Leistungsaustausch mit daraus resultierendem Schaden (finanziell oder materiell) vorliegt.

Ordnungsgemäße Stornorechnung erstellen und finanzielle Schäden erfolgreich beheben

Es kann sinnvoll sein, sich in Sachen Stornierung kulant zu zeigen. Die Buchungsbereitschaft Reisender ist tendenziell größer, wenn sie eine Ferienwohnung mit kostenloser Stornierung oder mit geringen Stornogebühren buchen können.

Dennoch kann es immer wieder dazu kommen, dass du Stornorechnungen erstellen oder Schäden geltend machen musst. In dem Fall ist es sinnvoll, über deine Rechte und Pflichten Bescheid zu wissen. Da es in diesem Zusammenhang viele „Wenn-Dann“ gibt, solltest du dich im Zweifel mit deinem Steuerberater kurzschließen.

Du möchtest einfach nur vermieten? Gerne übernehmen mein Team und ich die vorbereitende Ferienwohnung-Buchhaltung für dich. Dabei kümmern wir uns selbstverständlich auch um die korrekte Rechnungsstellung, die Umsatzsteuer bei Stornogebühren und um den Austausch mit deinem Steuerberater.

Möchtest du mehr darüber erfahren, wie wir dich in der Buchhaltung für Ferienwohnungen unterstützen können? Dann klicke auf den Button, um ein unverbindliches Gespräch zu buchen.

Dein Weg zur kostenlosen Erstberatung.

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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