Anzahlungen sind in der Kurzzeitvermietung keine Seltenheit. Sie schaffen Verbindlichkeit und sichern die Liquidität von Vermietern. Doch in der Buchhaltung stellen Anzahlungen einen Sonderfall dar, mit dem viele Kurzzeitvermieter nicht ausreichend vertraut sind. Anzahlungen gehören in der Branche zum Standard, doch weißt du, wie du sie richtig verbuchst? Als Expertin für Ferienwohnung Buchhaltung kann ich dir weiterhelfen. In diesem Artikel erfährst du, wie du erhaltene Anzahlungen richtig verbuchen kannst und was du sonst noch beachten solltest.
Erhaltene Anzahlungen richtig verbuchen – Grundlegendes zum Thema
Anzahlungen bieten in der Geschäftswelt viele Vorteile. Das gilt vor allem für Branchen, in denen Auftragserteilung und Erfüllungszeitraum nicht zeitlich aufeinander fallen. Außerdem sind Anzahlungen interessant, wenn durch einen Auftrag hohe Kosten entstehen.
Die Kurzzeitvermietung erfüllt beide Kriterien: Buchung und Aufenthalt liegen zeitlich gesehen oft weit auseinander. Je nach Ferienwohnung, Lage, Reisezeitraum und Aufenthaltsdauer können für eine Buchung hohe Kosten entstehen.
Bist du unsicher, ob du Anzahlungen in Rechnung stellen solltest oder nicht? Diese Vor- und Nachteile helfen dir dabei, eine fundierte Geschäftsentscheidung zu treffen:
Anzahlungen in der Kurzzeitvermietung: Vorteile
Diese Gründe sprechen für das Berechnen einer Anzahlung in der Kurzzeitvermietung:
- Sicherheit: Anzahlungen sorgen für Verbindlichkeit und reduzieren das Stornorisiko.
- Liquidität: Durch Anzahlungen hast du einen größeren finanziellen Spielraum und kannst die Bewirtschaftung deiner Ferienimmobilie besser sicherstellen.
- Planungssicherheit: Das Risiko für spontane Buchungs- und Zahlungsausfälle sinkt, gleichzeitig erhöhen Anzahlungen deine finanzielle Planung.
Anzahlungen in der Kurzzeitvermietung: Nachteile
Jede Medaille hat zwei Seiten. Obwohl Anzahlungen vor allem finanzielle Vorteile bieten, gibt es auch Nachteile, die du kennen solltest:
- Knowhow in der Buchhaltung erforderlich: Du musst erhaltene Anzahlungen richtig verbuchen und gegebenenfalls auch Rückzahlungen durch Stornierungen bearbeiten können.
- Aufwand: Eine höhere Anzahl an Geldeingängen führt zu einem höheren zeitlichen Aufwand. Das gilt vor allem, wenn du Buchungen manuell erledigen musst.
- Fehlerrisiko: Eine anspruchsvollere Buchhaltung kann zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit führen, wodurch im schlimmsten Fall Probleme mit dem Finanzamt entstehen können.
Anzahlungen auf gebuchte Reisen – ja oder nein?
Aus wirtschaftlicher Sicht ist es durchaus sinnvoll, eine Anzahlung von Gästen zu verlangen. Wenn du über die nötigen Grundkenntnisse in der Buchhaltung verfügst und erhaltene Anzahlungen richtig verbuchen kannst, gibt es keinen Grund, sich dagegen zu entscheiden.
Dieses Knowhow fehlt dir? Deshalb musst du trotzdem nicht auf Anzahlungen verzichten. Wie du in diesem Fall am besten vorgehst, verrate ich dir im Verlauf dieses Artikels.
Mein Tipp: Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert dir das Verbuchen derartiger Geschäftsvorfälle, indem es dich intuitiv durch die einzelnen Schritte führt und Automation bietet. Außerdem kannst du durch die digitale Buchhaltung viel Zeit sparen. Als Inhaberin eines Buchhaltungsservice in Fürstenfeldbruck und remote rate ich meinen Kunden gerne zu lexoffice oder zum Profi-Tool Agenda.
So kannst du Anzahlungen richtig verbuchen
Du möchtest künftig mit Anzahlungen arbeiten? Gute Idee. In den nächsten Abschnitten erkläre ich dir, was du beachten musst, wenn du eine Anzahlung auf Urlaubsbuchungen berechnen möchtest. Außerdem zeige ich dir, wie du diese Anzahlungen richtig verbuchen kannst.
Schritt 1: Anzahlungen richtig in Rechnung stellen
Als Unternehmer musst du jeden Geldeingang dokumentieren, um ihn für das Finanzamt nachvollziehbar zu machen. Bei Anzahlungen machst du das über eine sogenannte Abschlagsrechnung, auch Anzahlungsrechnung genannt.
Die Abschlagsrechnung ist kein Beleg im buchhalterischen Sinne, sondern dient viel mehr der Zuordnung von Geldeingängen. Besonders leicht kannst du die Abschlagsrechnung in lexoffice erstellen.
Der Vorteil: Du kannst den Vorgang zur Schlussrechnung fortführen. So läuft die Rechnungsstellung schnell und unkompliziert. Wie genau du in lexoffice eine Abschlagsrechnung erstellen und direkt an deinen Gast versenden kannst, habe ich in diesem Artikel für dich zusammengefasst: lexoffice Abschlagsrechnungen.
Schritt 2: Anzahlungen richtig verbuchen
Hast du die Anzahlungsrechnung an deinen Gast übermittelt, erfolgt idealerweise die Zahlung der geforderten Summe. Diesen Umsatz auf deinem Bankkonto musst du nun verbuchen.
Dabei gehst du so vor:
- Ordne den Geldeingang einem Vorgang (Buchung und Beleg) zu.
- Buche die Anzahlung auf das korrekte Konto.
- Schließe den Vorgang buchhalterisch ab, sobald du auch die Restzahlung in Rechnung gestellt, erhalten und verbucht hast.
Schritt 3: Schlussrechnung erstellen
Dein Gast wird voraussichtlich wie geplant anreisen? Sehr gut. Dann ist es ca. 14 Tage vor Anreise an der Zeit, die Schlussrechnung zu erstellen. Dazu wählst du in deiner Software die jeweilige Buchung aus und führst diese zur Schlussrechnung fort. Prüfe dabei, ob die erhaltene Anzahlung korrekt hinterlegt ist und ob der Steuerschlüssel richtig ist. Den Geldeingang kannst du wie gewohnt verbuchen und den Geschäftsvorfall abschließen. Folge dem hinterlegten Link, um zu erfahren, wie du Einkünfte aus Kurzzeitvermietung verbuchen kannst.
Storno in der Kurzzeitvermietung
Stornierungen sind immer ärgerlich. Auch durch die Berechnung von Anzahlungen kannst du Stornos nicht komplett vermeiden. Doch Anzahlungen können trotzdem einen psychologischen Effekt auf deine Gäste haben:
Eine geleistete Anzahlung dient als eine Art Hemmschwelle, da sie der Buchung einen besonders offiziellen und verbindlichen Rahmen verleiht. Die Rückabwicklung kann komplex sein und Zeit in Anspruch nehmen. Stornogebühren in der Kurzzeitvermietung verstärken diesen Effekt: Der Gast bekommt die geleistete Anzahlung unter Umständen nicht oder nur teilweise zurück.
Gäste, die keinen wichtigen Grund für die Stornierung haben, werden sich also wahrscheinlich zweimal überlegen, ob sie den Aufenthalt wirklich stornieren möchten.
Tritt der Fall ein, musst du die Stornierung buchhalterisch erfassen, sofern du bereits eine Rechnung ausgestellt hast. Dazu musst du die Rechnung stornieren. In einem anderen Artikel erfährst du alles Wichtige zum Thema Stornorechnung erstellen in der Kurzzeitvermietung.
Storno nach Anzahlung: Um eine erhaltene Anzahlung richtig verbuchen zu können, musst du eine Stornorechnung zur Abschlagsrechnung erstellen.
Anzahlungen richtig verbuchen in lexoffice
Wenn du mit einer Ferienwohnung oder mit Airbnb Geld verdienen möchtest, solltest du wie ein Unternehmer denken und handeln. Klare Strukturen, effiziente Abläufe und sinnvolle Investitionen helfen dir dabei, nachhaltig Zeit und Kosten sparen zu können.
Ein gutes Buchhaltungsprogramm, an das du praktische Tools für die Kurzzeitvermietung anbinden kannst, ist auf deinem Weg zum Top-Gastgeber ein wichtiger Meilenstein.
Eine manuelle Buchhaltung ist unheimlich zeitintensiv. Gerade bei aufwendigeren Buchungen wie beim Verbuchen von Anzahlungen gerät sie an ihre Grenzen. Mit lexoffice kannst du deine Ferienwohnung Buchhaltung digitalisieren, Zeit und Kosten sparen.
Anzahlungen richtig verbuchen in Agenda
Als lexoffice Premium Coach bin ich ein sehr großer Fan der Buchhaltungssoftware. Durch meinen akademischen Hintergrund in der IT gibt es aber eine Sache, von der ich noch größerer Fan bin:
Individuelle Lösungen für ein möglichst hohes Maß an Automatisierung.
Darum setze ich in der Buchhaltung für Ferienwohnungen auf die Software Agenda. Sie bietet Funktionen für Profis und sorgt dadurch für besonders viel Erleichterung. Die Profi-Software ist jedoch komplexer in der Einrichtung und Bedienung, was sie für Selbermacher etwas unattraktiver macht.
Erhaltene Anzahlungen richtig verbuchen & mehr dank professioneller Unterstützung
Ich habe größten Respekt vor Selbermachern. Wenn du es dir zutraust, kannst du deine Buchhaltung ohne Dienstleister erledigen. Meine Tipps helfen dir dabei.
Als Unternehmerin lagere ich Bereiche, in denen ich kein Profi bin, lieber aus. Ich habe dann doch immer zu viel Angst, Fehler zu machen, mich unnötig lange in Details zu verrennen und am Ende ein Ergebnis zu haben, das mich nicht zufriedenstellt.
Geht es dir auch so? Dann ist mein Rat an dich, die Buchhaltung für deine Ferienwohnung auszulagern. Dabei kann ich dir fortlaufende Buchführung für dich erledigen und auf Wunsch sogar noch Tools integrieren, die dir deine interne Abwicklung noch leichter machen.
So musst du dir keine Gedanken mehr darüber machen, was du wie berechnen, zuordnen oder verbuchen musst. Stattdessen kannst du dich komplett auf die Vermarktung der Immobilie konzentrieren und dein Business vielleicht sogar erweitern. Und zwar ohne Angst vor dem Finanzamt.
Wenn das gut für dich klingt und du deine Buchhaltung auslagern möchtest, solltest du jetzt einen kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin bei mir buchen. Dabei können wir deinen Bedarf ermitteln und besprechen, wie die Zusammenarbeit aussehen könnte.
Folge jetzt dem Link zu meinem Terminkalender, um dir dein gratis Kennenlerngespräch zu sichern.
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
