Kurzzeitvermietung: Einkünfte verbuchen – so geht´s

Du bist Eigentümer einer Ferienimmobilie, möchtest ein Monteurzimmer vermieten oder mit einem eigenen Airbnb Geld verdienen? Eine gute Entscheidung, denn die Kurzzeitvermietung kann ein lukratives Geschäft sein. Träumst du jedoch von einem passiven Einkommen, muss ich dich enttäuschen: Arbeits- und Verwaltungsaufwand bei der Vermietung von Ferienwohnungen sind nicht unerheblich. Als Expertin für die Buchhaltung weiß ich, wovon ich spreche. Viele meiner Kunden kamen zu mir, weil sie nicht wussten, wie sie in der Kurzzeitvermietung Einkünfte verbuchen und Zeit sparen konnten. Damit es dir nicht so geht, habe ich in diesem Artikel alles Wichtige zum Verbuchen deiner Einkünfte für dich zusammengefasst.

Private Kurzzeitvermietung vs. Gewerbliche Kurzzeitvermietung: Einkünfte verbuchen

In der Kurzzeitvermietung unterscheidet man zwischen zwei Ausprägungen: private Vermietung und gewerbliche Vermietung.

Die beiden Arten der Kurzzeitvermietung sind steuerrechtlich unabhängig voneinander zu betrachten. Bevor ich dir erkläre, was du beim Verbuchen von Mieteinnahmen beachten musst, möchte ich dir zeigen, warum die Unterscheidung zwischen privat und gewerblich wichtig ist.

Genauere Informationen zum Unterschied findest du in diesem Artikel: VuV oder Gewerbe: Was Vermieter wissen sollten.

Private Kurzzeitvermietung: Einkünfte verbuchen oder nicht?

Du giltst als privater Vermieter, wenn du eine Immobilie vermietest, um dein Vermögen aktiv zu verwalten und es nicht dein Ziel ist, dadurch Geld zu verdienen. Natürlich darfst du dennoch Miete von Gästen verlangen, doch der Betrieb sollte sich in Form und Ausmaß ganz offensichtlich von einem Gastgewerbe unterscheiden. Da der Gesetzgeber hierzu leider keine klare Definition oder Abgrenzung liefert, möchte ich dir Beispiele nennen, die für eine private Vermietung sprechen:

• Du bietest deinen Gästen nur eine Leistung an: die Übernachtung.
• Mit der Vermietung in Zusammenhang stehende Aufgaben (Reinigung, Checkin, …) erledigst du selbst – ohne Mitarbeiter oder Dienstleister.
• Buchungen erfolgen überwiegend persönlich, telefonisch, per E-Mail oder eigene Website.

Obwohl du kein gewerblicher Vermieter bist, möchte das Finanzamt ein Stück vom Kuchen abhaben, wenn deine Einnahmen den Grundfreibetrag übersteigen. Für dich bedeutet das, dass du auch ohne Gewerbe sauber Buch über deine Einnahmen auf Vermietung und Verpachtung führen musst. Die Erklärung an das Finanzamt erfolgt im Rahmen der Einkommensteuererklärung. Ebenso kann Umsatzsteuer fällig werden. Kommt es dazu, wird deine Ferienwohnung Buchhaltung als privater Vermieter komplexer.

Wir halten fest: Auch wenn du die Kurzzeitvermietung privat betreibst, solltest du wissen, was du beachten und dass du Einkünfte buchhalterisch erfassen musst.

Gewerbliche Kurzzeitvermietung: Einkünfte verbuchen

Wenn du als Kurzzeitvermieter ein Gewerbe anmelden möchtest, bist du Unternehmer. Selbstverständlich musst du als Inhaber dieses Unternehmens deine Einkünfte verbuchen und für eine saubere Buchhaltung sorgen.

Die Aufgaben im Hintergrund können in der Kurzzeitvermietung vielseitig und komplex sein. Es gilt, Dinge wie Checkin und Checkout zu organisieren, eine hygienische Reinigung zu gewährleisten, die Ferienimmobilie zu vermarkten und alle Vorgänge buchhalterisch zu erfassen.

Dabei geht man wie ein professioneller Beherbergungsbetrieb vor, ist nahezu rund um die Uhr erreichbar, hat Aufgaben ausgelagert oder Personal eingestellt und bietet vielleicht noch zusätzliche Leistungen mit an.

Die Vielzahl der Anforderungen und internen Vorgänge sorgt für einen hohen Aufwand in der Ferienwohnung Buchhaltung. Deshalb entscheiden sich viele Kurzzeitvermieter dafür, die gesamte Buchführung an den Steuerberater zu übergeben. Das bedeutet, sie sammeln relevante Belege, übergeben diese am Monatsende an das Steuerbüro und lagern das Verbuchen von Ausgaben und Einkünften aus. Der Vorteil ist, dass Steuerberater in der Regel genau wissen, welche Umsätze sie auf welches Konto buchen müssen. Doch das Outsourcing der Buchhaltung an das Steuerbüro kann auch Nachteile haben.

Warum es nicht immer sinnvoll ist, die vorbereitende Buchhaltung an den Steuerberater auszulagern

• Viele Steuerbüros sind massiv überlastet und lehnen derartigen Mehraufwand ab oder geben dir nicht das Gefühl der guten Betreuung.
• Die Kosten für den Steuerberater sind hoch: jede Buchungszeile kostet.
• Steuerbüros brauchen länger für den Monatsabschluss, wenn sie zusätzlich auch noch Aufwendungen und Einkünfte verbuchen müssen. Du solltest deine Belege nach Monatsabschluss also so schnell wie möglich übergeben.
• Arbeitest du noch analog, erfolgt die Übergabe der Belege in einem Pendelordner, den du physisch übergeben musst.
• Die Kurzzeitvermietung ist eine komplexe Branche, in der verschiedene Steuerschlüssel anfallen können. Es ist also sinnvoll, sich einen auf das Gastgewerbe spezialisierten Steuerberater zu suchen.

Doch was ist die Alternative? Es gibt zwei Möglichkeiten, um in der Kurzzeitvermietung Einkünfte verbuchen zu können, ohne alles auf den Steuerberater zu übertragen.

Digitale Buchhaltung für Kurzzeitvermietung

Ich betreibe meinen Buchhaltungsservice in Fürstenfeldbruck. Durch die Nähe zum Voralpenland befinden sich in meinem Kundenstamm auch einige Kunden, die Ferienwohnungen vermieten. Anfangs zeigte sich schnell, dass die Erledigung der Ferienwohnung Buchhaltung komplex und schwerfällig ist.

Deshalb habe ich mich auf die Suche nach Software für die Kurzzeitvermietung gemacht. Praktische Tools erleichtern die Abwicklung im Hintergrund und dadurch Backoffice-Aufgaben. Gleichzeitig legen sie die ideale Basis für zeitsparende Buchhaltung in der Kurzzeitvermietung.

Mein Tipp für dich: Möchtest du deine Umsätze selbst verbuchen, solltest du es dir so leicht wie möglich machen und deine Buchhaltung digitalisieren. So kannst du viel Zeit sparen und komplexe Vorgänge vereinfachen.

Überblick behalten in der Kurzzeitvermietung: Einkünfte verbuchen und mehr mit praktischen Tools

In diesem Abschnitt möchte ich dir zeigen, welche Software ich verwende, wenn Kunden ihre vorbereitende Buchhaltung an mich auslagern. Auch du kannst mit diesen Tools Zeit sparen und effizienter werden:

• Buchhaltungssoftware lexoffice: das perfekte Tool für digitale Buchhaltung
• Preisfindungstool PriceLabs: Einkünfte aus Kurzzeitvermietung maximieren und Preise automatisch anpassen
• Channelmanager Smoobu: Buchungsplattformen synchronisieren und Einkünfte durch das Vermeiden von Buchungslücken erhöhen
• Belegmanagement mit GetMyInvoices: vollständige Buchhaltung durch den automatischen Import aller Eingangsrechnungen

Für eine noch geschmeidiger Abwicklung setze ich außerdem auf Properly, ein Tool für die Organisation der Ferienwohnung-Reinigung, und Nuki – ein digitales Türschloss für den Self-Checkin.

Wünschst du dir Beratung oder Unterstützung bei Auswahl und Einrichtung der Tools? Gerne unterstützen mein Team und ich dich dabei. Sende mir einfach eine Mail mit deinen Fragen oder Wünschen.

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Buchhaltung auslagern – aber nicht an den Steuerberater

Wusstest du, dass du die vorbereitende Buchhaltung auch an einen Buchhaltungsservice auslagern kannst? Mein Team und ich betreuen bereits einige Kunden aus der Kurzzeitvermietung und sind echte Experten in diesem Bereich. Gerne nehmen wir uns auch deiner Ferienwohnung Buchhaltung an. Dabei kümmern wir uns um die Digitalisierung, Einrichtung und Pflege der Software sowie um den Austausch mit deinem Steuerbüro. 

Das sind deine Vorteile auf einen Blick:

• Wir verbuchen deine Umsätze in der Profi-Software Agenda, die eine besonders gute Abwicklung ermöglicht.

• Sharepoint und weitere Tools machen den Pendelordner überflüssig.

• Durch praktische Software sorgen wir für einen weitgehend automatisierten Ablauf und halten dir den Rücken frei.

• Deine Gäste profitieren von einer angenehmen und professionellen Abwicklung (z.B. bei Buchungen, Rückfragen, Stornierungen, Rechnungsstellung, Zahlung oder Checkin).

• Wir helfen dir dabei, das Maximum an Einnahmen aus der Kurzzeitvermietung herauszuholen und können all deine Einkünfte verbuchen.

• Deine Steuerberater-Kosten sinken, weil dieser nur noch den Abschluss machen muss.

• Auch um die Umsatzsteuervoranmeldung musst du dich nicht mehr kümmern.

• Durch den automatischen Import von Eingangsbelegen sorgen wir für eine möglichst geringe steuerliche Zahllast.

• So hast du den Kopf frei, um dich auf die Vermarktung deiner Ferienimmobilie zu konzentrieren.

Du möchtest langfristig durch Kurzzeitvermietung oder mit Airbnb Geld verdienen? Dann sind wir deine Partner für einen zukunftsfähigen und professionellen Betrieb deines Gastgewerbes.

Lass uns gerne besprechen, wie und in welchem Umfang du am besten von einer Zusammenarbeit profitieren kannst: Möchtest du die vorbereitende Buchhaltung auslagern, so dass wir Ausgaben und Kurzzeitvermietung Einkünfte verbuchen? Oder sollen wir dich auch bei anderen Aufgaben im Zusammenhang mit der Ferienwohnung Buchhaltung unterstützen? In einem unverbindlichen Erstgespräch klären wir gemeinsam alle Fragen oder Unsicherheiten. Klingt gut, oder? Dann klicke jetzt auf den Button, um deinen Wunschtermin in meinem Kalender zu hinterlegen:

Deine kostenlose Erstberatung.

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️