Du hast dich entschieden, eine Ferienwohnung zu vermieten. Vielleicht steht die Wohnung schon auf Airbnb oder Booking.com, die ersten Anfragen trudeln ein und gleichzeitig macht sich ein leises Unbehagen breit: Was ist eigentlich mit dem Finanzamt? Was muss ich aufschreiben, was aufbewahren, was melden?
Genau hier fangen die meisten Erstvermieter falsch an. Nicht weil sie nachlässig sind, sondern weil niemand ihnen je erklärt hat, was bei der Buchhaltung für eine Ferienwohnung als Erstvermieter wirklich notwendig ist. Dieser Artikel gibt dir den Überblick, den du in der Buchhaltung für Ferienwohnungen als Erstvermieter beachten solltest, um nicht in typische Fallen zu tappen.
Sobald Geld fließt, ist das Finanzamt dabei
Das ist die wichtigste Grundregel, die du von Anfang an verinnerlichen solltest: Sobald du mit deiner Ferienwohnung Einnahmen erzielst, musst du deinen Gewinn versteuern. Dabei ist es egal, ob du eine Woche oder mit einer durchschnittlichen Auslastung von 60 % pro Jahr vermietest. Ebenso ist es egal, ob du über eine professionelle Plattform vermietest oder deine Anzeigen manuell schaltest. Das Finanzamt macht hier keinen Unterschied.
Was viele Erstvermieter unterschätzen: Die Plattformen wie Airbnb oder Booking.com melden deine Einnahmen in bestimmten Fällen direkt an die Finanzbehörden. Seitdem das Plattformen-Steuertransparenzgesetz in Kraft ist, sind die Anbieter sogar verpflichtet, Vermieterdaten an die Steuerbehörden weiterzugeben. Du kannst also nicht darauf hoffen, dass deine Einnahmen unbemerkt bleiben.
Die gute Nachricht: Wer von Anfang an sauber dokumentiert, hat bei einer Steuerprüfung keine schlaflosen Nächte.
Das solltest du als Erstvermieter bei der Buchhaltung für private und gewerbliche Vermietung wissen
Bevor du deine Buchhaltung aufbaust, musst du klären, wie das Finanzamt deine Vermietung einordnet. Das hängt nicht nur davon ab, wie viele Objekte du vermietest, sondern auch davon, welche Zusatzleistungen du anbietest und wie regelmäßig du vermietest.
Private Vermietung liegt in der Regel vor, wenn dir die Wohnung gehört, du gelegentlich vermietest und keine umfangreichen Zusatzleistungen wie Frühstück oder Reinigungsservice anbietest. Deine Einnahmen werden dann als Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung behandelt. Was das buchhalterisch für dich bedeutet, erkläre ich ausführlich hier: Buchhaltung bei privater Vermietung.
Gewerbliche Vermietung beginnt dort, wo du mit deiner Ferienwohnung wie ein Hotelbetrieb auftrittst. Das kann durch hoteltypische Zusatzleistungen passieren, durch den Umfang deines Portfolios oder durch die Art, wie du am Markt auftrittst. Was das steuerlich und buchhalterisch nach sich zieht, findest du hier: Buchhaltung bei gewerblicher Vermietung.
Die Abgrenzung ist nicht immer eindeutig. Im Zweifel lohnt sich ein kurzes Gespräch mit einem Steuerberater oder einem spezialisierten Buchhaltungsteam, bevor du loslegst.
Umsatzsteuer: Wann sie für dich als Erstvermieter relevant wird
Ein Thema, das viele Erstvermieter zunächst ignorieren und später bereuen. Auch als Vermieter einer Ferienwohnung kann dich die Umsatzsteuerpflicht treffen – und zwar schneller, als du denkst.
Solange dein Umsatz unter der Kleinunternehmergrenze liegt (seit 2025 bei 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr), kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen. Das bedeutet: keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen, aber auch kein Vorsteuerabzug.
Überschreitest du diese Grenze, wirst du automatisch umsatzsteuerpflichtig. Das klingt erstmal nach Mehraufwand. Aber es bringt auch einen konkreten Vorteil: Du kannst dir die Vorsteuer aus Handwerkerrechnungen, Reinigungskosten und anderen Betriebsausgaben vom Finanzamt zurückholen.
Was du jetzt tun solltest: Deine voraussichtlichen Einnahmen realistisch einschätzen und von Anfang an im Blick behalten. Eine Buchhaltung, die monatlich aktuell ist, gibt dir genau diese Übersicht.
Buchhaltung für Ferienwohnung als Erstvermieter von Anfang an richtig aufsetzen
Viele Erstvermieter starten mit einem Excel-Sheet oder notieren Einnahmen und Ausgaben irgendwo in einem Notizbuch. Das mag für die ersten Wochen funktionieren, wird aber spätestens bei der Steuererklärung zum Problem.
Das Finanzamt erwartet eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Geschäftsvorfälle. Das bedeutet konkret:
- Alle Einnahmen müssen erfasst sein. Das gilt auch für Gebühren für die Reinigung, Tourismusabgaben oder sonstige Zusatzleistungen.
- Alle Ausgaben müssen belegt und nachvollziehbar sein.
- Die Buchführung muss vollständig sein.
- Digitale Belege müssen den GoBD-Anforderungen entsprechen.
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Klingt bürokratisch, ist es aber nicht. Im Kern bedeutet es: Ein Foto vom Kassenbon auf dem Smartphone reicht nicht. Du brauchst ein System, das deine Belege revisionssicher speichert.
Eine Buchhaltungssoftware wie z. B. Lexware Office oder SevDesk bildet genau das ab. Welche Tools sich für die Kurzzeitvermietung wirklich bewährt haben, habe ich hier zusammengefasst: Sinnvolle Software für Kurzzeitvermietung.
Das Belegvorfeld: Wo die meisten Fehler passieren
Das Belegvorfeld ist der Teil der Buchhaltung, der vor der eigentlichen Buchung stattfindet. Also alles, was passiert, bevor ein Beleg in der Buchhaltungssoftware landet: sammeln, sortieren, prüfen, digitalisieren.
Genau hier verlieren die meisten Erstvermieter den Überblick. Und das ist kein Vorwurf, es ist schlicht eine Frage des Systems. Wer kein System hat, kämpft am Jahresende gegen einen Berg aus Kassenbons, Plattformabrechnungen, Handwerkerrechnungen und Kontoauszügen.
Was du unbedingt aufbewahren musst:
- Auszahlungsberichte und Rechnungen von Booking.com, Mehrwertsteuerrechnungen von Airbnb
- Rechnungen für Reparaturen und Instandhaltung
- Rechnungen für Reinigungskosten
- Quittungen für Verbrauchsmaterialien, die du für die Ferienwohnung kaufst
- Versicherungsnachweise
- Grundsteuer- und Nebenkostenabrechnungen
- Kontoauszüge des Kontos, über das die Vermietungseinnahmen laufen
Wie du ein einfaches Sortiersystem aufbaust, mit dem du den Überblick behältst, zeige ich dir in diesem kostenlosen Leitfaden: Belege sortieren für Vermieter von Ferienwohnungen.
Plattformabrechnungen richtig verstehen und verbuchen
Ein Thema, das spezifisch für die Kurzzeitvermietung ist und in allgemeinen Buchhaltungsratgebern kaum vorkommt: Wie buche ich eigentlich die Abrechnungen von Airbnb oder Booking.com?
Die Besonderheit ist, dass die Plattformen dir nicht einfach den Betrag auszahlen, den der Gast bezahlt hat. Sie ziehen Servicegebühren ab und behalten eine Provision ein. In deiner Buchhaltung musst du aber den gesamten Betrag, den der Gast bezahlt hat, als Einnahme erfassen. Die Servicegebühren und Provisionen der Plattformen stellen für dich eine Betriebsausgabe dar und müssen auch so erfasst werden.
Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber buchhalterisch ein relevanter Unterschied. Wer nur den Auszahlungsbetrag erfasst, weist in seiner Buchhaltung zu geringe Einnahmen und zu niedrige Ausgaben aus. Das kann bei einer Steuerprüfung zu unangenehmen Rückfragen führen.
Booking.com stellt monatliche Abrechnungen zur Verfügung, die du dir im Extranet herunterladen kannst. Airbnb arbeitet mit einer Mehrwertsteuerrechnung je Buchung. Wie du diese Einnahmen aus der Kurzzeitvermietung buchhalterisch korrekt erfasst, erkläre ich Schritt für Schritt hier: Einkünfte aus Kurzzeitvermietung richtig verbuchen.
Welche Ausgaben du als Erstvermieter steuerlich absetzen kannst
Als Vermieter einer Ferienwohnung hast du eine Reihe von Ausgaben, die du steuerlich geltend machen kannst. Vorausgesetzt, du hast die entsprechenden Belege.
Zu den typischen absetzbaren Ausgaben gehören:
- Reparaturen und Instandhaltung: Neue Waschmaschine, Malerrechnungen, Sanitärarbeiten
- Reinigungskosten: Endreinigung durch einen Dienstleister oder Reinigungsmittel
- Plattformgebühren: Die Servicegebühren von Airbnb, Booking.com und Co.
- Versicherungen: Hausrat-, Haftpflicht- oder spezielle Ferienwohnungsversicherungen
- Abschreibungen: Möbel, Elektrogeräte und Ausstattungsgegenstände lassen sich ab einem gewissen Einkaufspreis über mehrere Jahre abschreiben
- Zinsen: Falls du die Immobilie finanziert hast, sind die Kreditzinsen absetzbar
- Betriebskosten: Strom, Wasser, Internet – anteilig, wenn du die Wohnung auch selbst nutzt
- Steuerberatungs- und Buchführungskosten: Was du für professionelle Unterstützung ausgibst, ist selbst wieder absetzbar
Wichtig dabei: Jede dieser Ausgaben braucht einen Beleg. Kein Beleg, kein Abzug. Das ist der direkte Zusammenhang zwischen einem gut funktionierenden Belegvorfeld und deiner tatsächlichen Steuerlast.
Eigene Nutzung der Ferienwohnung: das musst du im Blick haben
Wenn du deine Ferienwohnung auch selbst nutzt, wird die Buchhaltung etwas komplexer. Denn dann darfst du nicht alle Ausgaben vollständig als Betriebsausgaben ansetzen, sondern nur den Teil, der auf die Vermietungszeiten entfällt.
Das Finanzamt schaut hier genau hin. Du solltest also von Anfang an dokumentieren, welche Zeiträume die Wohnung vermietet war und welche Zeiträume du sie selbst genutzt hast. Ein einfaches Belegungstagebuch oder der Kalender aus deiner Verwaltungsplattform reicht dafür als Grundlage.
Wer das nicht sauber trennt, riskiert, dass das Finanzamt alle Ausgaben anteilig kürzt. Auch die, bei denen eine volle Absetzbarkeit möglich gewesen wäre.
Von Anfang an ein System aufbauen
Der häufigste Fehler bei Erstvermietern ist nicht, dass sie etwas falsch machen. Es ist, dass sie zu lange warten, bevor sie anfangen, es richtig zu machen.
Ein System für deine Buchhaltung aufzusetzen, kostet einmal Zeit und Energie. Es danach laufend zu pflegen, ist deutlich einfacher – vorausgesetzt, das System stimmt. Wer sechs Monate nach dem Start versucht, Belege aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren und Plattformabrechnungen nachzufordern, sitzt vor einem unnötigen Berg Arbeit.
Die Alternative: Von der ersten Buchung an konsequent dokumentieren, Belege sofort digital erfassen und eine Buchhaltungssoftware nutzen, die für die Kurzzeitvermietung geeignet ist.
Oder: Die Buchhaltung von Anfang an auslagern. Nicht, weil du es nicht könntest, sondern weil deine Zeit besser in die Vermietung selbst investiert ist als in Kontenpläne und Buchungssätze.
Wer jetzt Ordnung schafft, spart später viel Zeit und Geld
Kurzzeitvermietung ist kein Hobby mehr, sobald viel Geld fließt. Das Finanzamt sieht das genauso. Wer von Beginn an eine saubere Buchhaltung aufbaut, Belege systematisch erfasst und die Besonderheiten der Plattformabrechnungen versteht, ist gut aufgestellt – steuerlich und im Alltag.
Du musst das nicht alleine durchkämpfen. Mein Team und ich betreuen Vermieter genau in dieser Situation: vom ersten Objekt bis zum wachsenden Portfolio. Wir kennen die Plattformen, wir kennen die Stolperfallen und wir bringen Struktur in dein Belegchaos.
Buche jetzt dein kostenloses Erstgespräch und wir schauen gemeinsam, wie deine Buchhaltung von Anfang an auf soliden Beinen steht.
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
Häufige Fragen zur Buchhaltung für Ferienwohnungen als Erstvermieter
Muss ich als Erstvermieter sofort eine Buchhaltung führen?
Ja. Sobald du mit deiner Ferienwohnung Einnahmen erzielst, bist du dem Finanzamt gegenüber auskunftspflichtig – unabhängig davon, wie viele Wochen du im Jahr vermietest. Eine ordentliche Dokumentation sollte deshalb von der ersten Buchung an laufen.
Welche Belege muss ich als Vermieter einer Ferienwohnung aufbewahren?
Du brauchst alle Belege, die mit deiner Ferienwohnung in direktem Zusammenhang stehen: Plattformabrechnungen von Airbnb oder Booking.com, Handwerkerrechnungen, Reinigungskosten, Versicherungsnachweise, Betriebskostenabrechnungen und Kontoauszüge. Belege ohne Bezug zur Vermietung gehören nicht in die Buchhaltung.
Wie buche ich die Abrechnungen von Airbnb oder Booking.com richtig?
Du musst immer den Bruttoumsatz erfassen – also den vollen Betrag, den der Gast bezahlt hat. Die Plattformgebühren buchst du als Betriebsausgabe. Nur den Auszahlungsbetrag zu erfassen ist ein häufiger Fehler, der bei einer Steuerprüfung zu Rückfragen führt.
Bin ich als Erstvermieter umsatzsteuerpflichtig?
Das hängt von deinem Umsatz ab. Solange du unter der Kleinunternehmergrenze bleibst, kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen und stellst keine Umsatzsteuer in Rechnung. Sobald du die Grenze überschreitest, wird Umsatzsteuer fällig – aber du kannst dann auch Vorsteuer aus Betriebsausgaben zurückholen.
Was ist der Unterschied zwischen privater und gewerblicher Vermietung?
Bei privater Vermietung gibst du deine Einnahmen als Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung in der Einkommenssteuererklärung an. Gewerbliche Vermietung liegt vor, wenn du hoteltypische Zusatzleistungen anbietest oder ein größeres Portfolio betreibst – mit entsprechend anderen steuerlichen Pflichten.
